Jakákoli závažná událost vyžaduje alespoň minimální plánování. Chcete-li uspořádat dětský večírek, večer setkání absolventů nebo přátelský večírek, musíte věnovat čas rozpočtu, výběru a přípravě prostor, přemýšlení o hrách a soutěžích. Čím pečlivější plánování provedete, tím efektivnější a nezapomenutelnější bude událost.
Instrukce
Krok 1
Stanovte si jasné a stručné cíle. Musíte si představit, pro koho a proč se akce koná. První blok cílů souvisí s tím, čeho chcete dosáhnout. Je to do značné míry určeno obecným směrem akce. Přemýšlejte také o cílech vztahujících se k účastníkům: co budou muset udělat, jaké úkoly budou muset udělat atd. Z nesmyslné schůzky se může stát šedá a nudná zábava.
Krok 2
Vytvořte tým, který převezme odpovědnost za organizaci akce. Distribuce funkcí mezi organizátory. Někdo bude zodpovědný za výběr prostor a jejich design. Ostatní si budou muset obstarat potřebný materiál, potraviny a další příslušenství. Pokud plánujete přátelský večírek, pravděpodobně budete potřebovat au pair.
Krok 3
Zamyslete se nad formou akce a důsledně dodržujte přijatý formát. Může to být domácí obchodní seminář, firemní večírek, setkání spolužáků, novoroční nebo dětská párty. Každá forma vyžaduje samostatnou přípravu a promyšlené složení účastníků. Návštěvníci akce by si měli být vědomi toho, co je na schůzce čeká. Účastníci by neměli být podvedeni.
Krok 4
Vytvořte odhad nákladů. Zahrňte do seznamu náklady na pronájem prostor, nákup příslušenství, jídlo a platby za služby třetích stran. Zvažte zdroj financování akce. V nejjednodušším případě může být řešením kapitálové financování od každého účastníka. Prodej vstupenek nebo organizace loterie vám pomůže splatit vážnější schůzku.
Krok 5
Vytvořte program událostí. Seznam kroků pro organizátory, přednášející a účastníky. Dobře promyšlený skript vás ochrání před nepříjemnými pauzami, stopováním a dalšími nedorozuměními.
Krok 6
Připravte pozvánky pro účastníky. V této fázi byste měli přesně znát datum, čas a místo konání akce. Formální události vyžadují předem písemné pozvání. U méně významných událostí může stačit zavolat hosty na seznamu. Doporučuje se to udělat několik dní před akcí, aby měl každý čas na provedení změn ve svých profesních a osobních plánech.
